Организации, которые обмениваются электронными документами, при их формировании вправе использовать форматы документов, утвержденные разными приказами налогового ведомства:
- приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155 — старый формат;
- приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 — новый формат.
С 1 января 2020 года документы в старом формате перестанут соответствовать требованиям законодательства. Правда, налоговое ведомство до конца 2022 года продолжит принимать счета-фактуры и универсальные передаточные документы старого формата. С 2023 года их обработка прекратится.
Ситуация 1. В 2019 году выставили счет-фактуру по формату, утвержденному Приказом № 155. В 2020 году потребовались исправления. Какой формат использовать?
Решение: Формат документа, утвержденный приказом № 820.
Напомним, что формат документов для ЭДО меняется не впервые. Так, Приказ № 155 с 1 июля 2017 года пришел на смену прежнему приказу ФНС России (от 04.03.2015 г. № ММВ-7-6/93) как раз в связи с введением в оборот УПД. Этот документ многофункционален, в разных ситуациях по выбору компании он может служить счетом-фактурой, первичным документом (накладной ТОРГ-12 или актом), или собственно УПД, который выступит в роли закрывающего документа. Конечно, если мы говорим о поставщиках сетей, то они ограничены в выборе – им, скорее всего, придется формировать те документы, что принимает сеть. Но очевидно, что использование УПД позволит значительно сократить объем документооборота, а значит, сэкономить.
Изменения форматов электронных документов
С чем связаны изменения форматов электронных документов в этот раз?
- C введением обязательной маркировки. В формате нужно заполнить соответствующие поля, указать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество. В названии файла указывается префикс PROS или MARK, при этом в одном документе может быть либо прослеживаемый, либо маркируемый товар. Важно, что по прослеживаемой продукции нормативная база пока не разработана, напомним, это компетенция ФНС.
- С ужесточением контроля над расходами получателей бюджетных средств Федеральным казначейством. Чтобы отследить оплату по закупкам, расширили набор сведений, которые нужно указать (идентификатор госконтракта, его дату и номер, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты).
Работать с обновленным форматом документов удобнее.
Можно договориться с партнером о структуре информационных полей, чтобы упростить заполнение документов. Проще отражать дату совершения операции. Сорт, артикул, код товаров вынесены в отдельные поля, что упрощает обработку документов в системах ЭДО.
Изменения формата поддерживают разработчики информационных систем и операторы ЭДО, причем как в веб-версиях сервисов, так и в интеграционных модулях компаний. Возможно, потребуется установить обновление - наведите справки у вашего оператора.
